Chapitre 02
Préparer la démarche : qui, sur quel horizon, dans quel ordre
Mis à jour le
En bref
Une démarche de planification stratégique réunit le comité de direction, les futurs responsables des projets et, à certains moments, le conseil d’administration. Pour une PME, un horizon de trois ans convient le plus souvent, avec un plan d’action sur douze mois, refait chaque année. La démarche suit cinq étapes, du diagnostic au suivi, et il faut compter deux à trois mois du début du diagnostic au lancement.
Un atelier où chacun arrive avec les mêmes données produit des choix que tout le comité peut défendre. Sans préparation, il produit le plan des deux personnes qui parlaient le plus fort. Avant de fixer une date, trois questions se règlent : qui participe, sur quel horizon, et dans quel ordre.
Qui participe
La personne qui mène la démarche
DG adjoint, contrôleur, directeur des opérations ou adjointe de direction. Elle rassemble les données, prépare l’atelier, coordonne la rédaction et tient le suivi. Le dirigeant tranche ; elle fait avancer.
Le comité de direction
Le dirigeant et les trois à huit personnes qui dirigent les grandes fonctions. Il fait les choix et en répond. Au-delà d’une dizaine de participants, l’atelier devient une consultation.
Les responsables
Ceux qui seront responsables des objectifs et des projets, au comité ou non : un contremaître, une chargée de projet, un acheteur. Les entendre pendant le diagnostic apporte ce que le comité ne voit pas du bureau, et prépare le moment où on leur confiera un objectif.
Le conseil d’administration
Il approuve les orientations et suit l’état du plan, sans l’écrire. On le consulte avant l’atelier et on lui présente le plan rédigé. Là où il n’y a pas de conseil actif, un comité consultatif peut tenir ce rôle.
Un regard externe
Animateur, conseiller ou administrateur indépendant. Facultatif, mais à décider dès maintenant : un animateur doit lire le diagnostic et rencontrer le dirigeant avant l’atelier.
Sur quel horizon
Pour une PME, trois ans conviennent le plus souvent. Au-delà de cinq, les hypothèses sur le marché et la main-d’œuvre deviennent des paris ; en deçà de deux, on écrit un plan d’action. À l’intérieur de cet horizon, le plan d’action couvre douze mois et se refait chaque année : on ne sait pas quelles tâches feront avancer un objectif dans deux ans, mais on sait lesquelles doivent être faites cette année.
Les cinq étapes
01
Diagnostic
Rassembler les données internes et externes, consulter clients et employés, dresser la grille FFOM. Trois à six semaines.
02
Atelier
Deux jours, hors du bureau de préférence, pour passer du diagnostic aux orientations et aux objectifs. C’est là que les choix se font.
03
Rédaction
Mettre en forme ce qui a été décidé, sans rien ajouter, et bâtir le plan d’action avec les responsables. Deux à trois semaines.
04
Lancement
Une rencontre avec tous les responsables dans le mois qui suit l’atelier : les orientations, la part de chacun, les premières échéances. Les employés reçoivent ensuite l’essentiel.
05
Suivi
Dès la semaine suivante, pour toute la durée du plan. C’est l’étape qui décide si le plan avance.
Fixez la date de l’atelier et celle du lancement dès le départ. Sans elles, le diagnostic s’étire sur un trimestre, parce que rien ne l’oblige à finir.
Si votre dernier plan dort quelque part
Vingt minutes suffisent pour voir ce que ça donne sur le vôtre. Vous arrivez avec le document que vous avez, ou avec rien du tout : trois questions suffisent à en poser une première version.