Suivi du plan stratégique
Le suivi du plan stratégique, en une réponse au courriel
Chaque responsable reçoit ce dont il répond, et il y répond comme à un collègue. L’échéance, le responsable et l’avancement de chaque projet se mettent à jour. Vous mettez le plan en place ; les autres n’ont pas à ouvrir le logiciel.
Pourquoi le suivi s’arrête en PME
Le plan est fait. Il a demandé des semaines de travail, parfois un consultant. Six semaines plus tard, plus personne ne le met à jour.
Ce n’est pas un manque de discipline. Pour tenir le suivi, chaque responsable doit retourner dans un outil qu’il ouvre deux fois par mois : se connecter, retrouver son projet, se rappeler où il en était. Pour deux lignes à écrire, c’est trop long. Il cesse d’y aller, et c’est un choix raisonnable.
Alors les indicateurs (KPI) cessent d’être mesurés, les échéances glissent sans que personne le sache, et la reddition de comptes au conseil d’administration se prépare la veille, en relançant tout le monde.
Un suivi qui tient répond en tout temps à quatre questions : qui est responsable de quoi, pour quand, où ça en est, et si l’indicateur bouge.
Quatre façons de suivre un plan stratégique
Elles fonctionnent toutes, dans des situations différentes. Ce qui les sépare : qui doit nourrir le suivi, et ce que ça lui demande.
Le tableur
Ce qu’elle demande : Une personne tient le fichier et relance les autres avant chaque comité. Tout le monde sait s’en servir. Avec moins de trois responsables, c’est la bonne méthode.
Ce qui casse en premier : La personne qui le tient devient le goulot, et les copies se multiplient. On ne sait plus laquelle fait foi.
L’outil de gestion de projet
Ce qu’elle demande : Les responsables y ont déjà un compte, et les projets y avancent bien, parce qu’on y va plusieurs fois par jour.
Ce qui casse en premier : L’onglet des objectifs. On l’ouvre trop rarement pour qu’il reste à jour.
L’outil de suivi où chacun saisit son avancement
Ce qu’elle demande : Un logiciel conçu pour le plan, avec ses indicateurs, ses cibles et ses tableaux de bord. Il marche bien quand quelqu’un est payé pour tenir le plan.
Ce qui casse en premier : La saisie. Les responsables ont leur métier ailleurs, et le portail attend qu’ils reviennent.
La façon de PekaviaLa mise à jour par la réponse à un courriel
Ce qu’elle demande : Chaque responsable reçoit ce dont il répond et y répond en quelques mots. Le plan se met à jour sans qu’il ait à se connecter.
Ce qui casse en premier : Le responsable qui ne répond pas, ou qui répond « ça avance ».
Comment Pekavia tient le suivi à jour
Vous mettez le plan en place une fois : les objectifs, les projets, les responsables et les échéances. Ensuite, le suivi se fait par les réponses.
- Le courrielChaque responsable reçoit son point du jour, aux jours et à l’heure qu’il a choisis. Il n’y trouve que ce dont il répond, et seulement ce qui presse : en retard, bloqué ou dû dans les 48 heures.
- La réponseIl répond comme à un collègue : « c’est fait, Marie s’en occupe, jeudi ». Ni formulaire, ni mot de passe.
- Le plan à jourL’état, l’échéance et le responsable changent dans le plan. Un accusé lui confirme ce qui a été appliqué, phrase par phrase, et ce qui ne l’a pas été, avec la raison.
- Le tableau de bordLa direction voit ce qui a été terminé, par qui, et ce qui a bougé, sans avoir relancé personne.
- Le bilan au conseilDès le forfait PME, un bilan stratégique se rédige à partir de vos objectifs, de vos mesures et de vos risques. Il s’exporte en Word ou s’imprime en PDF pour le conseil d’administration.
Les décisions restent les vôtres. La rencontre de direction reste nécessaire ; elle cesse seulement de commencer par une demi-heure à reconstituer où on en est.
Pour la PME qui n’a personne pour tenir le plan
Fait pour
La PME privée de 10 à 100 employés, où le plan repose sur des responsables qui ont leur métier ailleurs : la production, les ventes, les finances. Personne n’y est payé pour tenir le suivi. C’est pour ça qu’il doit coûter une réponse, pas une séance de saisie.
Pas fait pour
L’organisation qui a une équipe dédiée au plan et des responsables prêts à saisir leur avancement dans un portail. Un outil de suivi classique lui conviendra mieux.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour démarrer ?
Une vingtaine de minutes pour une première version du plan. Vous partez du document que vous avez, ou de trois questions si vous n’avez rien. Il n’y a ni implantation ni vendeur : l’inscription est ouverte à tout le monde, et les responsables n’ont rien à apprendre.
Faut-il déjà avoir un plan stratégique ?
Non. Trois questions suffisent à poser une première version, que vous ajustez ensuite. Si vous avez déjà un plan, l’import d’un document fait partie du forfait PME : Pekavia le range en objectifs, en projets et en tâches.
Que voient les responsables ?
Un courriel, aux jours et à l’heure qu’ils ont choisis, avec seulement ce dont ils répondent et ce qui presse. Ils y répondent sans ouvrir de compte. Après chaque réponse, un accusé leur dit ce qui a changé dans le plan.
Faut-il changer d’outil de gestion de projet ?
Non. Pekavia s’ajoute à vos outils, sans les remplacer, et il n’y a rien à migrer. Vos projets restent là où ils vivent ; Pekavia tient le plan stratégique.
Où sont les données ?
Aux États-Unis, chez des fournisseurs liés par contrat : la base de données chez Neon (AWS) et les courriels chez Resend. Avant ces transferts hors du Québec, Pekavia a fait l’évaluation exigée par la Loi 25. La liste des sous-traitants dit qui reçoit quoi, et dans quel pays.
Commencez le suivi de votre plan
Équipe est à 150 $ par mois, PME à 550 $, en dollars canadiens et avant taxes.
L’essai dure 30 jours, sans carte de crédit. À la fin, l’espace passe en Solo, à 0 $, et rien ne se facture.